Indicaciones para el llenado, evaluación y seguimiento de la Matriz de Desarrollo Institucional (metodología)

Para realizar la captura, evaluación y seguimiento de la matriz de desarrollo se sugiere seguir las siguientes indicaciones, las cuales se encuentran divididas en tres momentos; previo al llenado, durante la captura de respuestas y evidencias, y posterior a su envió.

Momento previo al llenado de la matriz de desarrollo institucional

1. Asignación de responsabilidades

Con la intención de agilizar el llenado de la matriz, sin perder de vista la importancia de contar con información confiable y coherente con la realidad de la institución, se sugiere establecer un comité o grupo de responsables, así como designar a un coordinador que lidere el proceso. Para ello, pueden valerse de los siguientes puntos:

1.1. Conformación del grupo o comité:

• Reúnan a un grupo o comité de expertos o profesionales relevantes para la institución, que tengan experiencia o conocimiento en los temas a evaluar.
• Definan el tamaño y la composición del grupo o comité, teniendo en cuenta la naturaleza y alcance de la evaluación

1.2. Designación del coordinador:

• Designen a una persona para coordinar y supervisar las actividades del grupo o comité.
• Asegurarse de que la persona designada tenga las habilidades y conocimientos necesarios para coordinar y liderar el proceso de evaluación.
• Consideren que en caso de observaciones por parte del CPMM, el coordinador será el apoyo institucional para agilizar la comunicación entre las partes.

2. Lectura atenta de la matriz y selección de componentes y elementos:

• Asegúrense de leer cuidadosamente la matriz de desarrollo, comprendiendo los indicadores y objetivos que se desean evaluar.
• Identifiquen y seleccionen los componentes y elementos relevantes para la institución, de acuerdo con sus objetivos y prioridades.
• Asegurarse de que los componentes seleccionados sean aplicables y relevantes para la institución.

Momento de llenado y envió de la matriz de desarrollo institucional

3. Ingreso a la plataforma:

• Para ingresar a la plataforma, el coordinador puede hacer clic en el siguiente enlace.
• Para hacer más eficiente la captura de información, el coordinador ingresará con un nombre de usuario y contraseña proporcionados previamente por "x". Esto garantizará que sus respuestas sean guardadas y podrá responder el mismo formulario dentro del plazo de tiempo establecido por "x".
• Para una experiencia más sencilla, se recomienda ingresar al portal desde un computador o laptop.

4. Evaluación de indicadores:

• Evalúen cada indicador y proporcionen una respuesta honesta y objetiva, utilizando la escala señalada en la matriz; avanzado, intermedio, básico o insipiente.
• Proporcionen evidencias o justificaciones claras y concisas para cada respuesta dada.
• Consideren recopilar las respuestas en un borrador y organizar las evidencias que posteriormente se subirán en el “sistema”.

5. Revisión y aprobación:

• Asegúrense de que la información proporcionada sea precisa, completa y coherente.
• Revisen cuidadosamente la matriz completada antes de enviarla o entregarla.

Momento posterior envió de la matriz de desarrollo institucional

Tras el envío de las respuestas y evidencias, se proporcionará un informe estructurado con las respuestas del comité y una evaluación orientativa del estado actual de la institución. Este informe será de gran valor para la planificación y definición de estrategias de mejora específicas para cada obra.

Recomendaciones para la selección de componentes e indicadores

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